ความจำเป็นที่ทำให้เกิดการใช้งานระบบฐานข้อมูล
หลังจากที่มนุษย์เริ่ม รู้จักใช้คอมพิวเตอร์เพื่อการประมวลผลแล้วก็เริ่มมีการพัฒนาภาษาโปรแกรม สำหรับใช้ในการประมวลผลข้อมูล เช่น ภาษาฟอร์แทรน (FORTRAN) โคบอล (COBOL) พีแอลวัน (PL/I) เบสิก (BASIC) ปาสคาล (Pascal) และเริ่มพัฒนาแนวความคิดในการจัดเก็บข้อมูลเป็นแฟ้มข้อมูลประเภทต่างๆ แฟ้มข้อมูลมีข้อจำกัดในการใช้งานหลายประการ ในระบบฐนข้อมูลก็เนื่องมาจากเหตุผลดังนี้
1.การประมวลผลกับระบบแฟ้มข้อมูลยุ่งยาก
2. แฟ้มข้อมูลไม่มีความเป็นอิสระของข้อมูล
3. แฟ้มข้อมูลมีความซ้ำซ้อนมาก
4. แฟ้มข้อมูลมีความถูกต้องของข้อมูลน้อย
5. แฟ้มข้อมูลมีความปลอดภัยน้อย
6. ไม่มีการควบคุมจากศูนย์กลาง
ความหมาย ฐานข้อมูล
ฐาน ข้อมูล (database) หมายถึง กลุ่มของข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้ โดยมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน โดยไม่ได้บังคับว่าข้อมูลทั้งหมดนี้จะต้องเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลเดียวกันหรือ แยกเก็บหลาย ๆ แฟ้มข้อมูล
ความสำคัญของระบบฐานข้อมูล
การจัดข้อมูลให้ เป็นระบบฐานข้อมูลทำให้ข้อมูลมีส่วนดีกว่าการเก็บข้อมูลในรูปของแฟ้มข้อมูล เพราะการจัดเก็บข้อมูลในระบบฐานข้อมูล จะมีส่วนที่สำคัญกว่าการจัดเก็บข้อมูลในรูปของแฟ้มข้อมูลดังนี้

1 ลดการเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อน
2.รักษาความถูกต้องของข้อมูล
3.การป้องกันและรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลทำได้อย่างสะดวก
4.สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
5.มีความเป็นอิสระของข้อมูล
6.สามารถขยายงานได้ง่าย
7.ทำให้ข้อมูลบูรณะกลับสู่สภาพปกติได้เร็วและมีมาตรฐาน
ประโยชน์ของระบบจัดการฐานข้อมูล
ฐาน ข้อมูลจะช่วยสร้างระบบการจัดเก็บข้อมูลขององค์กรให้เป็นระเบียบ  แยกแยกข้อมูลตามประเภท ทำให้ข้อมูลประเภทเดียวกันจัดเก็บอยู่ด้วยกัน  สามารถค้นหาและเรียกใช้ได้ง่าย ไม่ว่าจะนำมาพิมพ์รายงาน นำมาคำนวณ  หรือนำมาวิเคราะห์  ซึ่งทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการใช้ประโยชน์ขององค์กรหรือหน่วยงานนั้น ๆ
จากประโยชน์ของระบบฐานข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ข้างต้น อาจกล่าวได้ระบบฐานข้อมูลมีข้อดีมากกว่าการเก็บข้อมูลในระบบแฟ้มข้อมูล  ดังนี้
1.  หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลได้
2.  สามารถใช้ข้อมูลร่วมกัน
3.  สามารถลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
4.  การรักษาความถูกต้องเชื่อถือได้ของข้อมูล
5.  สามารถกำหนดความเป็นมาตรฐานเดียวกันได้
6.  สามารถกำหนดระบบรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลได้
7.  ความเป็นอิสระของข้อมูล
ส่วนประกอบของตารางข้อมูลในฐานข้อมูล
โดย ทั่วไปแล้วตารางข้อมูลที่ใช้งานกันจะประกอบด้วย  แถว (Row)  และคอลัมน์(Column) ต่าง ๆ   แต่ถ้ามองกันในรูปแบบของฐานข้อมูลแล้ว เราจะเรียกรายละเอียดในแถวว่า  เรคอร์ด (Record) และเรียกรายละเอียดในแนวคอลัมน์ว่า ฟิลด์ (Field) 
ในฐานข้อมูล 1 ระบบ อาจประกอบด้วยตารางข้อมูลมากกว่า  1 ตาราง   ฐานข้อมูลที่มีตารางข้อมูลมากกว่า 1 ตาราง  และมีตารางตั้งแต่ 1 คู่ขึ้นไปที่มีความสัมพันธ์กันด้วยฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่ง  เราเรียกฐานข้อมูลประเภทนี้ว่า  “ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์”  หรือ  Relational Database
โครงสร้างของฐานข้อมูลประกอบด้วย
1.  Character   คือ   ตัวอักขระแต่ละตัว / ตัวเลข / เครื่องหมาย
2.  Field คือ   เขตข้อมูล / ชุดข้อมูลที่ใช้แทนความหมายของสื่อโครงสร้าง เช่น ชื่อของบุคคล ชื่อของวัสดุสิ่งของ
3.  Record           คือ  ระเบียน หรือรายการข้อมูล เช่น ระเบียนของพนักงานแต่ละคน
4. Table /File คือ  ตาราง หรือแฟ้มข้อมูล ประกอบขึ้นด้วยระเบียนต่างๆ เช่น ตารางข้อมูลของบุคคล ตารางข้อมูลของวัสดุสิ่งของ
5.  Database      คือ    ฐานข้อมูล ประกอบด้วยตาราง และแฟ้มข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องหรือมีความสัมพันธ์กัน
โครงสร้างของฐานข้อมูล
โครงสร้างของฐานข้อมูลประกอบด้วย
1.  Character   คือ   ตัวอักขระแต่ละตัว / ตัวเลข / เครื่องหมาย
2.  Field คือ   เขตข้อมูล / ชุดข้อมูลที่ใช้แทนความหมายของสื่อโครงสร้าง เช่น ชื่อของบุคคล ชื่อของวัสดุสิ่งของ
3.  Record           คือ  ระเบียน หรือรายการข้อมูล เช่น ระเบียนของพนักงานแต่ละคน
4. Table /File คือ  ตาราง หรือแฟ้มข้อมูล ประกอบขึ้นด้วยระเบียนต่างๆ เช่น ตารางข้อมูลของบุคคล ตารางข้อมูลของวัสดุสิ่งของ
5.  Database      คือ    ฐานข้อมูล ประกอบด้วยตาราง และแฟ้มข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องหรือมีความสัมพันธ์กัน
ชนิดของข้อมูลของเขตข้อมูลในตารางข้อมูล (โปรแกรม Microsoft Access)
ชนิดของข้อมูล (Data Type) แบ่งเป็นและมีความหมายดังนี้
1.  Text  เป็นข้อมูลชนิดตัวอักษร ขนาดความกว้าง 255 ตัว ปกติโปรแกรมกำหนด(Default)ไว้ 50 ตัว ใช้กำหนดให้ฟิลด์สำหรับเก็บข้อมูลเป็นอักขระ ได้แก่ ตัวอักษร ตัวเลข ช่องว่าง เครื่องหมายวรรคตอนหรือสัญลักษณ์อื่นๆ
2.  Memo ข้อมูลแบบข้อความใช้บันทึกรายละเอียดปลีกย่อยที่ไม่อาจกำหนดได้อย่างแน่นอน สามารถบันทึกข้อมูลได้ถึง 64,000 ตัว
3.   Number ใช้กำหนดให้ฟิลด์ที่เก็บข้อมูลเป็นตัวเลขที่คำนวณได้ เช่น ราคาสินค้า หรือจำนวนสิ่งของโดยฟิลด์ที่กำหนดด้วยชนิดของข้อมูลชนิดนี้จะรับ เฉพาะตัวเลขหรือจุดทศนิยมเท่านั้น ตัวเลขแบ่งออกเป็นตัวเลขต่างๆชนิด ซึ่งมีขนาดข้อมูลแตกต่างกัน ได้แก่ Byte Integer Long integer Single และ Double
  4. Data / Time ใช้กำหนดให้ฟิลด์ที่ต้องการเก็บข้อมูลประเภทวันที่ เวลา
        5.  Currency  ตัวเลขทางการเงิน ใช้กำหนดกับข้อมูลเกี่ยวกับสกุลเงินตราของประเทศต่างๆ
        6.  AutoNumber  ตัวเลขที่ใช้ในการนับระเบียน เป็นข้อมูลตัวเลขเรียงลำดับที่โปรแกรมกำหนดให้เองและจะเป็นตัวเลขที่ไม่ซ้ำ กัน ซึ่งถ้าผู้ใช้เลือกทำเป็น Primary Key จะมีรูปกุญแจนำหน้าชื่อฟิลด์
        7.  Yes/No  เก็บค่าข้อมูลทางตรรกศาสตร์มี 2 ค่า ใช้กำหนดให้ฟิลด์ที่ต้องการเก็บ ข้อมูล โดยใช้ตัวอักษรตัวเดียวที่แสดงค่าความจริงเป็นใช่ (Yes, True) หรือไม่ใช่ (No, False) ซึ่งฟิลด์ที่กำหนดด้วยชนิดของข้อมูลนี้จะรับค่า Y หรือ  y (Yes), N หรือ  n (N), T หรือ t (True) และ F หรือ f (false) โดยความยาวฟิลด์นี้กำหนดไว้เพียง 1 ตัวอักษรเท่านั้น
        8.  OLE Object  ใช้กำหนดให้กับฟิลด์ที่เก็บข้อมูลเป็นรูปกราฟิก
        9.  Hyperlink  ชนิดข้อมูลสำหรับเก็บที่อยู่ของไฟล์ หรือเว็บไซท์ที่อยู่ในอินเทอร์เน็ต
องค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล
ระบบ ฐานข้อมูลโดยส่วนใหญ่แล้ว เป็นระบบที่มีการนำเอาคอมพิวเตอร์มาช่วยในกระบวนการจัดเก็บข้อมูล  ค้นหาข้อมูล  ประมวลผลข้อมูล เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการแล้วนำไปใช้ในการปฏิบัติงานและบริหารงานของ ผู้บริหาร โดยอาศัยโปรแกรมเข้ามาช่วยจัดการข้อมูล  จากกระบวนการดังกล่าวนี้
        จากกระบวนการดังกล่าวนี้ระบบฐานข้อมูลจึงมีองค์ประกอบ  5  ประเภท คือ
        1.  ฮาร์ดแวร์(Hardware)
        2.  โปรแกรม ( Program หรือ Software) ซึ่งมีหน้าที่ควบคุมดูแลการสร้างฐานข้อมูล  การเรียกใช้ข้อมูล และ การจัดทำรายงาน เรียกว่า โปรแกรมระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS)
        3.  ข้อมูล (Data)  โปรดอ่านบทที่  1  เรื่อง ."ข้อมูล"
        4.  บุคลากร (Peopleware)  คือ  ผู้ใช้งาน (User)  พนักงานปฏิบัติการ (Operator)  นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analyst)  ผู้เขียนโปรแรมประยุกต์ใช้งาน (Programmer)  และผู้บริหารฐานข้อมูล (Database Administrator : DBA)
        5.  ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Procedure)  เป็นขั้นตอนและวิธีการต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน  เพื่อการทำงานที่ถูกต้องและเป็นไปตามขั้นตอนที่ได้กำหนดไว้  จึงควรทำเอกสารที่ระบุขั้นตอนการทำงานของหน้าที่ต่าง ๆ ในระบบฐานข้อมูล ทั้งขั้นตอนปกติ และขั้นตอนในสภาวะที่ระบบเกิดปัญหา (Failure)